納期の遅れ、価格改定のご案内、お詫び——「何を書けばいいか」より「どう書けばいいか」で手が止まる文面こそ、AIの出番です。状況を渡せば、角の立たない言い回しを整えてくれます。
文章にする必要はありません。相手・用件・伝えたいこと・事情を、思いつくまま箇条書きで並べてください。
取引先へのメールを作ってください。相手は長い付き合いの担当者。用件は納期の延期のお願い。予定は今月15日、希望は月末。理由は部品の入荷遅れ。お詫びの気持ちを込めつつ、今後の関係を大事にしたい丁寧な文面で。
同じ内容でも、「丁寧に」「お詫びを強めに」「事務的に淡々と」で文面はまったく変わります。相手との関係に合わせて、温度感をひとこと指定してください。ステップ1の例文の最後の一文が、それにあたります。
AIの文面は丁寧ですが、ときどきよそゆきすぎることがあります。ふだんのあなたの言い方と違う箇所は、「ここはもっと普段どおりの言い方で」と直してもらうか、ご自身で書き換えてください。いつもと文体が違いすぎるメールは、相手に違和感を与えます。
文面づくりで一番効くのがこの頼み方です。「トーンの違う3案ください」と付け加えるだけで、丁寧め・普通・簡潔め、のような複数案が一度に出てきます。